Gmina Kozłowo

Przetwarzanie danych osobowych w Środowiskowym Domu Samopomocy w Kozłowie

    W związku z obowiązywaniem ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (w skrócie RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z dnia 24 maja 2018 r., poz. 1000) przekazujemy Państwu ogólne informacje dotyczące procesów przetwarzania danych osobowych 
w Środowiskowym Domu Samopomocy w Kozłowie, dalej również jako „ŚDS”.

Kto jest administratorem danych osobowych i jakie dane osobowe są przez nas przetwarzane?

Administratorem danych osobowych:
    •    uczestników oraz członków ich rodzin;
    •    pracowników ŚDS;
    •    przedsiębiorców współpracujących z ŚDS na podstawie umów cywilnych;
    •    wnioskujących o udzielenie informacji publicznej;
    •    adresatów korespondencji;
jest Środowiskowy Dom Samopomocy w Kozłowie z siedzibą przy ul. Nidzickiej 31, 13-124 Kozłowo. Kontakt z administratorem jest możliwy pod wskazanym wyżej adresem, pod numerem telefonu (89) 625-08-47 lub za pomocą poczty elektronicznej sds@kozlowo.pl.

Czy w ŚDS wyznaczono Inspektora Ochrony Danych?

Tak. Funkcję inspektora ochrony danych w ŚDS pełni Pan Robert Stańczyk, z którym można się skontaktować za pomocą poczty elektronicznej: kontakt@odoonline.pl  

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osobowe uczestników oraz członków ich rodzin?

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków ŚDS przetwarza dane osobowe uczestników oraz członków ich rodzin na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c; e RODO oraz w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. g RODO w ściśle określonych celach oraz zakresie, na podstawie konkretnych przepisów prawa, w tym ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 grudnia 2010 r. w sprawie prowadzenia środowiskowych domów samopomocy. Ponadto w niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda w myśl art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane pracowników ŚDS?

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków ŚDS przetwarza dane osobowe pracowników na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c; e RODO w związku z art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Przetwarzanie wiąże się zatem z nawiązaniem (procesem naboru) i wykonywaniem umowy 
o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej czy porozumienia (w tym wolontariat), na podstawie przepisów szczególnych, regulujących zakres danych jakie w ramach stosunku pracy ŚDS – jako pracodawca, musi przetwarzać w celu wypełnienia obowiązków prawnych. Przepisy te znajdują się przede wszystkim w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. 
o pracownikach samorządowych oraz w aktach wykonawczych do tychże ustaw. Ponadto ŚDS wypełnia obowiązki związane z przetwarzaniem danych w zakresie ubezpieczeń społecznych, funduszu socjalnego 
i podatkowym. W wyjątkowych  sytuacjach podstawą prawną przetwarzania może być zgoda pracownika 
w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane kontrahentów ŚDS?
ŚDS przetwarza dane osobowe kontrahentów, oferentów bądź ich reprezentantów, którzy współpracują 
z ŚDS na podstawie najróżniejszych umów cywilnych. Podstawą pozyskania i przetwarzania przez ŚDS danych osobowych kontrahentów – osób fizycznych, wykonawców i innych osób wskazanych w umowie jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w przypadku osób prawnych reprezentowanych przez pełnomocników i reprezentantów podstawą przetwarzania danych reprezentantów będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane te są przetwarzane przez ŚDS na potrzebę zawarcia i realizacji umowy, ale również po zakończeniu okresu współpracy, ponieważ szereg przepisów szczególnych takich jak ustawa o rachunkowości i ustawy podatkowe i o zamówieniach publicznych zobowiązują ŚDS do przetwarzania tych danych również po wygaśnięciu stosunku prawnego wynikającego z umowy. 

ŚDS przetwarza dane osobowe osób wnioskujących o udzielenie informacji publicznej na podstawie ciążącego na administratorze obowiązku prawnego, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

ŚDS przetwarza dane osobowe osób w związku z rejestrowaniem poczty przychodzącej i wychodzącej 
w formie papierowej i elektronicznej. Osoby, które przesyłają wiadomość do ŚDS wyrażają zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych zawartych w treści e-mail lub listu, a podstawą przetwarzania danych osobowych przez administratora jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. W zależności od sprawy, ŚDS przetwarza dane osobowe przez okres praktycznego znaczenia korespondencji, wycofania zgody lub przez okres, w którym ŚDS zobowiązany jest do jej zachowania. ŚDS zobowiązany jest do archiwizacji korespondencji zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, a podstawą przetwarzania będzie wówczas obowiązek administratora danych w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

W jakim celu ŚDS przetwarza dane osobowe?

Celem przetwarzania danych osobowych przez ŚDS jest w szczególności wypełnianie obowiązków nałożonych na nią przepisami prawa. W przypadku danych osobowych klientów i osób ubiegających o pomoc jest to przede wszystkim realizacja zadań związanych z pomocą społeczną. Ponadto celem przetwarzania przez ŚDS danych osobowych pracowników jest prawidłowa realizacja zawartej z nimi umowy. W przypadku danych osobowych kontrahentów lub oferentów, ŚDS przetwarza je dla prawidłowej realizacji i rozliczenia umowy lub spełnienia wymagań związanych w Prawem Zamówień Publicznych. Wiele czynności wymaga prowadzenia korespondencji w formie tradycyjnej oraz z zastosowaniem narzędzi teleinformatycznych, w tym np. konieczność odpowiedzi na wniosek o  udzielenie informacji publicznej.
W przypadku wystąpienia roszczenia ŚDS względem osoby fizycznej, ŚDS może przetwarzać dane tej osoby, w tym udostępnić innym podmiotom lub organom właściwym dla sprawy, w celu egzekucji powyższego roszczenia zgodnie art. 6 ust.  lit. e) RODO.

Kiedy istnieje obowiązek podania danych?

W przypadku wyrażenia zgody, podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe. W przypadku umów, podanie danych jest konieczne dla zawarcia umowy. Jeśli jednak podanie danych wynika z przepisów prawa, to jest ono obligatoryjne, a niepodanie danych może wiązać się z konsekwencjami takimi jak np. brak możliwości udzielenia pomocy, brak możliwości zatrudnienia, brak możliwości wykonania działań wspierająco-aktywizujących itd.

Komu będziemy udostępniać przedmiotowe dane?

ŚDS udostępni dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie się to wiązało z realizacją uprawnienia bądź obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Należy podkreślić, że ŚDS może też powierzać przetwarzanie danych osobowych określonej grupie podwykonawców, świadczących usługi wspomagające w zakresie infrastruktury technicznej (systemy informatyczne lokalne i w chmurze obliczeniowej), usług pocztowych (kanał tradycyjny - papierowy i hosting poczty elektronicznej), bankowości elektronicznej i in. ŚDS zobowiązany jest w związku z zasadą jawności życia publicznego do udostępniania informacji publicznej (np. na wniosek osoby trzeciej, strona internetowa, Biuletyn Informacji Publicznej), która może zawierać dane osobowe. Co do zasady ŚDS stara się informacje te anonimizować, biorąc przy tym pod uwagę prywatność osób fizycznych. ŚDS nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, chyba że pozyska na to odpowiednią zgodę. Dane osobowe nie będą podlegać profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Jak długo ŚDS przetwarza dane osobowe?

W zależności od podstawy przetwarzania, dane osobowe mogą być przetwarzane do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych lub do czasu, aż ustanie okres zobowiązujący ŚDS do przechowywania danych 
w związku z odpowiednim przepisem prawa, w tym przez okres archiwizacji. Informujemy, że wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych nie wpływa na prawo przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przez jej wycofaniem.

Każdemu przysługuje prawo  dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu; wycofania zgody na przetwarzanie danych; sprostowania nieprawidłowych danych; żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO; żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych  w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO; przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na zasadach przewidzianych w art. 20 RODO. Aby skorzystać z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych. Ponadto każdemu, kto uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).